Mitä hyötyä on sähköisestä laskutuksesta ja onko uuden jäsenrekisterin käyttöönotto vaikeaa? Sen osaavat parhaiten kertoa ne, jotka käyttävät Membookia. Matti J. Tuomi on Suomen Cavalier Kingcharlesinspanieliyhdistys ry:n hallituksen jäsen, taloudenhoitaja, jäsensihteeri ja tuomarikoulutustoimikunnan puheenjohtaja. Cavalieryhdistys oli ensimmäisiä Membookin käyttöön ottaneita yhdistyksiä. Olemme saaneet yhdistykseltä arvokasta kokemusta ja tietoa Membookin kehittämiseksi.

Mitä yhdistyksenne tekee?

”Cavalier Kingcharlesinspanieliyhdistys ry on vuonna 1973 perustettu Suomessa toimiva cavalierharrastajien yhdistys, joka valvoo rodun jalostusta ja ajaa cavalierharrastajien asioita Suomen Kennelliitossa. Yhdistys myös järjestää erilaista toimintaa jäsenilleen. Jäseniä on noin 1700. Palkattuja työntekijöitä ei ole, vaan kaikki tehdään vapaaehtoisvoimin.”

Kuinka pitkään olette tehneet yhteistyötä Membookin kanssa?

”Me otimme Membookin edeltäjän Nekkarin käyttöön vuonna 2012, kun uuden jäsenrekisterin hankinta tuli ajankohtaiseksi ja saimme Tiinalta kilpailukykyisen tarjouksen. Kun saimme tiedon, että Nekkarin käyttö tulee loppumaan, päätimme hallituksessa siirtyä Membookin käyttöön heti ensimmäisten joukossa. Olen myös Salon Seudun Rauhanturvaajien jäsensihteeri, jota kautta minulla myös on kokemusta molemmista järjestelmistä.”

Suomen Cavalier Kingcharlesinspanieliyhdistys ry:n hallituksen jäsen, taloudenhoitaja, jäsensihteeri ja tuomarikoulutustoimikunnan puheenjohtaja Matti J. Tuomi.

Minkälaisia hyötyjä olette saaneet?

”Sähköisen laskutuksen myötä olemme saaneet huomattavaa säästöä. Vuonna 2015 ennen Membookin käyttöönottoa meillä meni tietotekniikkakuluihin ja jäsenlaskujen postituskuluihin yhteensä n. 3100 euroa. Vuonna 2016, jolloin käytimme jo Membookia, vastaava summa oli n. 2600 euroa. Kulut siis pienenivät n. 16 % ja säästöä kertyi n. 500 euroa. Saisimme lisää säästöjä aikaiseksi, jos useampi jäsen aktivoituisi sähköisen laskun vastaanottamiseen. Miksi käyttää rahaa postittamiseen, kun sitä voidaan hyödyntää varsinaiseen toimintaan jäsentemme hyväksi?

Sähköisen laskutuksen myötä olemme saaneet huomattavaa säästöä.

Pystymme nyt myös ylläpitämään ajantasaista jäsenrekisteriä. Saamme sellaisia raportteja, joita tarvitsemme, kuten jäsenlistauksen toimintakertomusta varten. Postitamme neljä kertaa vuodessa jäsenlehden, johon saamme postituslistan helposti: osoitteisto otetaan ulos Excel-taulukkona, joka on näppärä lähettää suoraan painoon.

Miksi käyttää rahaa postittamiseen, kun sitä voidaan hyödyntää varsinaiseen toimintaan jäsentemme hyväksi?

Myös uusien jäsenten liittyminen ja hyväksyminen on nyt helpompaa. Uudet jäsenet liittyvät suoraan nettisivuiltamme Membookiin. Jäsenhakemukset eivät enää tule minulle sähköpostilla, josta ne ennen piti siirtää jäsenrekisteriin, mikä oli aikaa vievää. Kun uusi jäsen haluaa liittyä yhdistykseen, hänen tietonsa menevät suoraan rekisteriin ja siten hallituksemme kokouksiin hyväksyttäväksi. Jäsenrekisterin käyttö on koettu helpoksi, mutta kaikki eivät halua rekisteröityä Membookiin uusien salasanojen muistamisen takia.

Membookin viestintämahdollisuuksia emme vielä ole ottaneet käyttöön, mutta se on seuraava askel.”

Oliko Membookin käyttöönotto vaikeaa?

”Minusta Membookiin siirtyminen oli helppoa. Jäsenet siirrettiin vanhasta rekisteristä suoraan Membookiin. Membookiin on myös rakennettu sellaisia osia, joita olemme tarvinneet.

Logiikka on helppo, eikä Membookin käyttö vaadi mitään erityistaitoja. En koe itseäni miksikään IT-alan osaajaksi.

Membook on varma toimija, tuki on aina saatavilla.

Oli tietysti haastavaa olla ensimmäisten joukossa. Kaikesta on kuitenkin selvitty, ja tuki on ollut hyvää. Olen aina saanut vastauksen, ja asioita on ratkottu yhdessä. Kaikki mitä eteen on tullut, on otettu vastaan kehittämiskohteena. Membook on varma toimija, tuki on aina saatavilla.”

Iloisia tunnelmia 2017 kesäpäiviltä Savonlinnasta.

Miten sähköinen laskutus on vaikuttanut rahastonhoitajan tehtäviin?

”Sähköinen laskutus on helpottanut omaa työtäni. Olen kokenut laskutuksen helpoksi, ja se on myös kohtuuhintaista. Lähetämme sähköisen laskun kaikille, joilla on sähköpostiosoite. Osa jäsenistä haluaa laskun paperisena, ja sen voi Membookissa omien jäsensivujen kautta itse printata. Jos sähköpostia ei ole, lähetämme paperilaskun. Myös maksumuistutuksen lähettäminen on Membookin kautta entistä helpompaa.

Sähköinen laskutus on helpottanut omaa työtäni.

Kirjanpitäjälle saan helposti toimitettua listauksen, kuinka paljon minäkin päivänä on tullut suorituksia ja paljonko jäsenmaksuja on tullut. Suoritukset on helppo kohdistaa oikeaan tapahtumaan ja viedä kirjanpitoon.

Aikaisemmin meillä lähti jäsenkirje jäsenmaksulaskun kanssa, mutta päivitimme yhdistyksen sääntöjä, minkä jälkeen saatoimme luopua siitä käytännöstä. Enää ei tarvitse lähettää jäsenkirjettä ja vuosikokouskutsua ollenkaan vaan riittää, että se on nettisivuillamme ja lehdessä.”

Montako koiraa sinulla on?

”Meillä on kotona 10 cavalieria ja niiden lisäksi 3 kingcallea. Koirat asuvat meillä kotioloissa ja se tietää sopeutumista ylimääräisiin karvoihin 🙂 Koiranäyttelyissä käymme toisina vuosina enemmän, toisina taasen vähemmän. Koirat ovat mukava harrastus arkeen.”