Kuva: Anne Nenonen
Jos yhdistyksen hallituksen jäsenyys aiheuttaa sähköpostitulvan kiihtymisen ja lisää tuskaa dokumenttien hallinnasta, voi innostus itse yhdistyksen asiaan vaihtua kohonneeseen stressikäyrään jo alkumetreillä.
Sähköpostilla voi lähettää varsinaisen rypälepommin, kun lähettää koko hallitukselle yksinkertaisen kysymyksen, johon jokainen vastaa “ok” käyttämällä vastaa kaikille -toimintoa. Hallituksen vaihtuessa listat ja tiedostot voivat olla siellä täällä hankalasti uusille vastuuhenkilöille siirrettävissä.
Onneksi maailma on muuttunut ja sähköpostin käyttöä voi monin tavoin vähentää, ajakäyttöä tehostaa ja keskustelua helpottaa nykyaikaisilla työvälineillä. Listasimme alle muutamia työkaluja, joiden avulla elämää voi helpottaa niin yhdistyksessä, kotona kuin töissäkin.
Tiedostojen jakaminen ja arkistointi: Pilvipalvelut
Lähetättekö pöytäkirjat ja muut dokumentit sähköpostien liitetiedostoina? Tallentaako jokainen kaikki tiedostot omalle koneelleen? Miten hallituksen kokoonpanon vaihtuessa arkistojen siirto hallitukselta toiselle sujuu?
OneDrive, Google Drive ja Dropbox ovat pilvipalveluita, joiden avulla voitte tallentaa kaikki tiedostot yhteen paikkaan kaikkien saataville. Samalla hoituu myös tiedostojen varmuuskopiointi. Lataamalla sovelluksen puhelimeen tiedostoihin päsee käsiksi myös ilman tietokonetta.
Jos luotte jompaan kumpaan palveluun yhdistykselle yhden pääkansion, jonka alle arkistoitte alikansioihin kaiken tarvittavan, riittää, että lähetätte kaikille hallituksen jäsenille linkin pääkansioon, ja sitä kautta kaikki aineisto on heidän käytettävissään. Jos yksittäisiä tiedostoja on tarpeen jakaa vielä muillekin, sekin onnistuu. Kansiorakenne kannattaa miettiä huolella ja dokumentoida, jotta aikojen edetessä ei synny sekavaa tiedostojen syöveriä, josta ei kukaan löydä mitään.
Muista myös sekä Googlen että Microsoftin ”Non profits”-ohjelmat, joiden kautta yleishyödyllinen yhdistys voi saada yritystason palvelut käyttöönsä ilmaiseksi.
Keskustelut ja kokoukset videoyhteydellä: Skype ja Google Hangouts
Asuvatko hallituksenne jäsenet pitkin poikin maakuntaa tai kenties koko maata, jopa maailmaa? Olisiko tehokkaampaa joskus käyttää puoli tuntia aikaa videopuheluun kuin käydä keskustelu parillakymmenellä sähköpostilla? Voisiko hallituksen kokouksen joskus jopa pitää videoyhteyden välityksellä?
Videokokoukset ja -palaverit helpottavat maantieteeseen ja ajankäyttöön liittyviä haasteita. Skypen ja Google Hangouts -palveluiden avulla voi käydä sekä chat-keskusteluita että soittaa videopuheluita usean käyttäjän kesken. Videokuvaa ei ole pakko näyttää, joten halutessasi osallistuminen käy myös kotisohvalta lökäreissä röhnöttäen.
Keskustelun kuluessa on mahdollista myös lähettää tiedostoja ja jakaa näyttö keskustelijoiden kanssa. Tämä voi olla kätevää jos haluaa vaikkapa esitellä toisille keskustelijoille uusien verkkosivujen työversiota, opastaa jonkin verkkopalvelun käytössä tms.
Palveluiden heikkous on, että yhteys pätkii usein. Kannattaa siis osallistua videopuheluun vain hyvien verkkoyhteyksien päästä. Sekään ei aina takaa, etteikö joku putoaisi keskustelusta pois.
Tiedostojen työstäminen ja kommentointi kimpassa: Google ja Microsoft
Helpottaisiko, jos voisitte laskea ja kirjoittaa yhdistyksen budjettia tai toimintasuunnitelmaa yhdessä? Ilman että eri versioita täytyy tallentaa ja lähetellä edestakaisin?
Google Docs, Sheets ja Slides -sovellukset ovat selaimessa käytettäviä toimisto-ohjelmia. Niiden herkut ovat yhteiskäyttö, automaattinen tallennus ja vanhojen versioiden palautus. Useampi henkilö voi siis työstää tiedostoa yhdessä, laittaa marginaaliin korjausehdotuksia ja kommentteja. Sama pätee tietenkin myös Microsoftin Office 365 -perheen tuotteisiin, joihin on saatavilla jo aiemmin mainittu ”Non profits” etu.
Yhteisten päivämäärien ja kellonaikojen sopiminen: Doodle
Kirpoaako hiki otsalle ja pääsekö tuskainen huokaus, kun pitäisi alkaa sovittaa kymmenen henkilön aikatauluja yhden yhteisen ajankohdan löytämiseksi?
Asian voi hoitaa joko parillakymmenellä sähköpostilla parin päivän kuluessa tai yhdellä sähköpostilla parissa tunnissa. Doodleen voi tapahtuman luoja listata haluamansa määrän päiviä ja kellonaikoja kalenterista, minkä jälkeen jokainen ruksaa itselle sopivat ajankohdat Doodle-kalenterista. Listauksesta on helppo katsoa, mitkä päivät saivat eniten osumia. Näin voi sopia vaikkapa hallituksen kokousajat kerralla koko vuodeksi.
Pikaviestit koko porukalle suoraan taskuun: WhatsApp
Oletko joskus ollut myöhässä kokouksesta kokoustilan avaimet taskussasi ja toivonut, että voisit helposti tiedottaa tapahtuneesta kaikille seitsemälle kollegallesi? Tai tarvinnut hallitukselta nopeaa kannanottoa yllättävästi eteen tulleeseen kysymykseen?
WhatsApp on puhelimella käytettävä pikaviestipalvelu, jossa voi tekstiviestin tapaan lähettää tekstiä, kuvia ja videoita sekä höystää juttuaan hellyttävillä ja hullunhauskoilla emoji-kuvakkeilla.
WhatsAppissä on kätevää luoda oma ryhmä yhdistyksen hallitukselle nopeita kannanottoja, keskusteluja ja tiedotuksia varten. Viestien lähetys vaatii verkkoyhtyeden, ts. sovellus käyttää joko wi-fiä tai puhelimen mobiiliyhteyttä.
Jos puheenjohtaja haluaa kysyä, kuka ehtisi hänen kanssaan tavata paikallislehden toimittajan huomenna, asia on helppo hoitaa osoittamalla viesti koko ryhmälle suoraan puhelimeen. Ja taas säästytään monelta sähköpostilta.
Onko Facebook-ryhmäsi rämä?
Yhdistysten hallituksissa on myös tarvetta säännölliseen keskusteluun ja yhteydenpitoon. Tätä varten monilla on käytössään hallituksen salainen Facebook-ryhmä. Useilla on vielä erikseen toinen ryhmä, joka on avoin yhdistyksen jäsenille.
Facebookissa keskustelu käykin monessa suhteessa kätevästi. Hankaluus on siinä, miten poistaa eronneet jäseneet ryhmästä ja saada uudet jäsenet mukaan. Kaikki eivät myöskään halua olla Facebookissa, jolloin sillä ei tavoita kaikkia jäseniä. Tähän ongelmaan aiomme Membookissa tarjota suomalaista ratkaisua: keskusteluryhmämme hakevat tiedot suoraan ajantasaisista jäsenrekistereistä, jolloin kenenkään ei tarvitse huolehtia siitä, että eronneet jäsenet poistuvat ryhmistä ja uudet jäsenet liittyvät niihin. Riittää, että jäsen kerran liittyy Membookiin.
Helpompi elämä meille kaikille
Työ yhdistyksissä ja järjestöissä on ammattimaistunut kovaa vauhtia. Oikeiden työkalujen avulla voidaan tehostaa toimintaa sekä helpottaa asioiden hoitoa ja ihmisten elämää. Huolelliset ja sujuvat prosessit myös auttavat turvaamaan toiminnan jatkuvuuden ja tiedon siirtymisen. Onpa niiden avulla myös helpompi saada yhdistykseen lisää vastuunkantajia: näin helposti ja sujuvasti meillä hommat hoidetaan!
