Mitä kannattaa ottaa huomioon, kun yhdistys uusii tietokoneitaan ja muita laitteitaan? Kutsuimme apuun Membookin naapurissa majaa pitävän, IT-ratkaisuja tarjoavan Jimms for Businessin ja sieltä liiketoiminnan kehityspäällikkö Jere Kauniston. Jere kehotti miettimään yhdistyksessä erityisesti kolmea asiaa: laitteiden ja ohjelmistojen käyttötarkoitusta sekä sitä, onko niiden välttämättä oltava omia tai voisiko ne hankkia leasing-sopimuksella.
Mihin laitteita käytetään?
“Kun yhdistyksen läppäriä saa herätellä eloon jatkuvasti ja avainhenkilöiden kännyköihin ei saa ladattua tuiki tarpeellisia mobiilisovelluksia, on aika miettiä laitteiden uusimista. Silloin ei pidä heti alkuun murehtia vain hintaa eikä etenkään gigatavuja ja tehoja. Ihan ensimmäiseksi kannattaa miettiä rauhassa, mihin yhdistys ja sen ihmiset tietotekniikkaa tarvitsevat: jäsenrekisterin hallinnointiin, nettisivujen ja erilaisten viestintäkanavien päivittämiseen, taloushallinto-ohjelman pyörittämiseen, videoiden editointiin, webinaarien vetämiseen, videoneuvotteluihin vai johonkin muuhun.
Ei kannata maksaa turhista tehoista koneessa, jos hommat pyörivät vähemmälläkin. Toisaalta, jos tehdään paljon videoita, kannattaa satsata esim. videoiden editointiin ja laitteeseen, jonka avulla videot voi tallentaa. Entä tehdäänkö hommat pääasiassa toimistolla ja kotikoneella, vai pitääkö päivitykset ja muut asiat saada hoidettua liikkeellä ollessa? Ratkaisut löytyvät varmasti, kun on selvillä mihin kaikkeen laitteiden tulee taipua.”
Mitä palveluita tarvitaan?
“Kun laitteiden käyttötarkoitus on selvillä, on aika miettiä, minkälaisia ohjelmia ja sovelluksia niihin hankitaan. Tarvitaanko useampia sähköpostitilejä ja jaettua kalenteria vai riittääkö yksi? Entä pilvipalvelua, jossa tallennetut tiedot ja aineistot ovat kätevästi kaikkien niitä tarvitsevien saatavilla? Pilvipalveluissa tieto ei ole jumissa kenenkään koneella, joka sitten sattuu kaatumaan tai tippumaan laiturilta jorpakkoon. Myös virustorjunta kannattaa ottaa vakavasti ja hoitaa kuntoon ammattilaisen kanssa.
Entä mitä tehdä teknisten ongelmien sattuessa? Löytyykö yhdistykseltä itseltään osaamista, ongelmatilanteissa, vai kannattaisiko solmia palvelusopimus laitteiden toimittajan kanssa? Kun perustoiminnot kuten sähköposti sijaitsevat pilvessä, etäyhteyden kautta saadaan helposti yhteys koneeseen. Tällöin tukea voi antaa ajasta tai paikasta riippumatta. Kannattaa harkita ns. yritystason laitteita, joiden mukana tulee On-Site takuu. Tämä tarkoittaa sitä, että vikatilanteessa korjaaja tulee paikan päälle 1-2 arkipäivän sisällä fiksaamaan koneen kuntoon sinne, missä kone on, eikä konetta tarvitse itse viedä tai lähettää huoltoon.
Pitääkö laitteiden olla omia?
“Moni ei tule ajatelleeksi, että laitteistoa voi hankkia myös leasingillä eli vuokraamalla laitteen kuukausimaksulla. Näin kuluja voi jaksottaa pidemmälle ajalle. Asiakkaalla on myös mahdollisuus lunastaa laite itselleen sopimuskauden jälkeen. Tietokone on kuitenkin vain työkalu, eikä sen omistaminen ole tärkein asia vaan se, että käytössä on kone, joka toimii ongelmitta ja tehokkaasti. Leasing myös helpottaa budjetointia, koska silloin tiedetään tarkalleen, minkä suuruiset laitteistoista syntyvät kulut ovat.
Koska nykyään tietotekniikka kehittyy niin nopeasti ja yhteensopivuus erilaisten laitteiden, käyttöjärjestelmien, sovellusten ja ohjelmistojen välillä elää aivan omaa elämäänsä, ei ole mikään häpeä kysyä ammattilaiselta neuvoja omaan tarpeeseen sopivan ratkaisun rakentamiseksi.”
