Jäsenrekisteri aiheuttaa yhdistyksissä paljon keskustelua: miten huolehditaan, että jäsenrekisteri on ajan tasalla ja miten seurataan, kuka on maksanut jäsenmaksun ja kuka ei. Tämän on kokenut myös Smartsalo ry:n puheenjohtaja Mika Kortelainen, joka on ollut monessa yhdistyksessä mukana. Smartsalossa otettiin Membook käyttöön heti, kun yhdistys perustettiin.
Smartsalo sai alkunsa, kun Microsoftin toimipiste Salossa suljettiin. Salossa oli silloin toista tuhatta ihmistä, joilta oli työt loppumassa. Osaamista oli helpompi markkinoida ulospäin, kun mukana oli iso joukko ihmisiä. Sitä varten perustettiin yhdistys. Mika oli jo Smartsalon ensimmäisessä hallituksessa mukana. Jäseniä on nyt yli 260.
Jäsenrekisteri Excelissä on riski
Se, missä ja miten jäsenrekisteriä ylläpidetään, on tärkeä kysymys sekä tietoturvan että yhdistyksen hallinnon sujuvuuden kannalta. Membookissa asiakkaiden rekisterien tietoja säilytetään Suomessa huippuluokan palvelimilla, jotka on tarkoin suojattu. Yhdistyksen hallintoa pyörittävien henkilöiden kannalta on tärkeää, että rekisterin ylläpito ja käyttö on helppoa ja vaivatonta.
“Jos jäsenrekisteri on jonkun kovalevyllä Excelissä, se on riski. Membookissa useampi oikeudet omaava henkilö voi hallinnoida rekisteriä ja etsiä tietoja. Ylläpito ei ole yhden henkilön harteilla”, Mika sanoo.
Yhdistyksessä kuka tahansa, jolle on annettu oikeudet, voi tarkistaa Membookista, onko tietty henkilö jäsen, onko jäsenmaksu maksettu ja onko hän oikeutettu jäsenetuihin. Tätä varten ei tarvitse lähettää tiedustelua kenellekään.
Uudet jäsenet liittyvät Smartsaloon suoraan Membookin kautta. Jäsenvastaavan ei tarvitse viedä osoitteita yksitellen rekisteriin käsin kirjoitetuilta lapuilta tai muista lähteistä. Virheitä ja viiveitä tulee vähemmän, ja viestit ja laskut kulkevat varmemmin perille.
“Jäseneksi liittyminen Membookin kautta on fiksu systeemi.
“Jäseneksi liittyminen Membookin kautta on fiksu systeemi. Jäsen kirjoittaa tiedot itse suoraan rekisteriin, ja on jäsenen vastuulla, että tiedot ovat oikein. Jäseneksi liittyminen on toiminut hyvin. Kaikki Smartsalon jäsenet ovat liittyneet myös Membookiin.”
Yhdistyksen laskutus ja viestintä tehty helpoksi
Jäsenrekisterin lisäksi Smartsalo hoitaa myös jäsenmaksujen laskutuksen ja jäsenviestinnän Membookin kautta. Kaikki jäsenlaskut lähetetään Membookin kautta, eikä postituksille tai sähköpostilaskuille ole tarvetta. Kun vuosikokous on vahvistanut jäsenmaksun määrän, Membookistä lähtee lasku sähköisesti koko jäsenistölle. Jäsenet saavat laskusta ilmoituksen sähköpostiin, josta pääsee suoraan verkkopankkiin maksamaan laskun.
“Jäsenistöltä on tullut palautetta, että jäsenmaksu on näppärä hoitaa jopa kännykällä. Maksu on tehty helpoksi asiakkaalle.”
“Jäsenistöltä on tullut palautetta, että jäsenmaksu on näppärä hoitaa jopa kännykällä. Maksu on tehty helpoksi asiakkaalle.”
Smartsalossa lähetetään jäsenviestit suoraan Membookista. Osoitteita ei tarvitse viedä rekisteristä toiseen viestintävälineeseen. Kaikki sähköpostiohjelmat eivät edes taivu siihen, että sadoille, jopa tuhansille vastaanottajille voisi lähettää viestin.
“Membookin kautta viestintä toimii tosi helposti. Helppous tulee siitä, että rekisteri on aina ajan tasalla eikä tarvitse huolehtia, onko sähköpostissa kaikki osoitteet, tuliko se viime viikolla liittynyt jäsen mukaan postituslistalle”, Mika kertoo.
Hallituksen sisäiseen viestintään Smartsalossa on toistaiseksi käytetty perinteistä sähköpostia. Membookissa voi luoda ryhmiä eri tarkoituksiin, jolloin viestejä voi lähettää ryhmän sisällä.
“Voisimmekin aktiivisemmin käyttää Membookia myös hallituksen omaan viestintään”, Mika toteaa.
Mika Kortelainen on aktiivinen myös Harrastekerhot Salo ry:ssä, joka Smartsalon tavoin käyttää Membookia. Harrastekerhot Salo ry on entisten Nokian ja Microsoftin työntekijöiden harrastekerho, jonka viestintävastaava Mika on. Toisin kuin Smartsalossa, Harrastekerhoissa on joitakin jäseniä, jotka eivät vielä ole rekisteröityneet Membookiin. Joillekin kynnys liittyä uuteen palveluun on suuri. Jäsenille, jotka eivät ole rekisteröityneet, Membook lähettää laskun sähköpostiin. Myös paperilaskutus on mahdollista.
“Membook on kokonaispaketti, jota normaali yhdistys tarvitsee: rekisteri, viestintä ja laskutus keskitetysti kaikki samassa paikassa”, sanoo Mika.
Mitä useampia Membookin toimintoja yhdistys käyttää ja mitä useampi jäsen rekisteröityy sen käyttäjäksi, sitä suuremmat ovat hyödyt niin vastuuhenkilöille ja rivijäsenille henkilökohtaisesti kuin yhdistykselle.
“Membook on kokonaispaketti, jota normaali yhdistys tarvitsee: rekisteri, viestintä ja laskutus keskitetysti kaikki samassa paikassa”, sanoo Mika.
