Ominaisuudet
Kaikki tarvittavat tiedot rekisteriin
Monipuoliset perus- ja lisätietokentät taipuvat keräämään juuri niitä tietoja, joita yhdistys haluaa kerätä rekisteriinsä. Autamme tarvittaessa räätälöimään tietolomakkeet jokaisen yhdistyksen omiin tarpeisiin. Lomakkeisiin voi myös määrittää, mitä tietoja vaaditaan pakollisina esim. jäseneksi liittyttäessä ja miten tiedot näkyvät ylläpitäjälle ja jäsenelle. Rajapintamme kautta tietoja voi myös julkaista esim. yhdistyksen nettisivuilla.
Liittymislomake nettisivulle
Edellä kuvattujen perus- ja lisätietokenttien avulla Membook muodostaa automaattisesti yhdistyksen oman jäseneksiliittymislomakkeen. Lomakkeen voi linkittää omille nettisivuilleen ja sitä kautta kerätä uudet jäsenet suoraan jäsenrekisteriin. Lomakkeen käyttöönotto ei vaadi ohjelmointitaitoja, mutta asiakaspalvelumme auttaa tarvittaessa asetusten muokkaamisessa.
Automatisoitu, yhdistyksen tarpeisiin räätälöity laskutus
Kun laskutuksen asetukset on kerran määritetty, Membook laskuttaa yhdistyksen puolesta erilaiset jäsenmaksut, alennukset, maksukaudet, lehtitilaukset ja muut tuotteet. Maksetut summat kerääntyvät Membookin keräystilille, josta ne siirtyvät viikoittain yhdistyksen tilille. Tilitysraportit ja maksujen automaattinen päivitys varmistavat, että laskututusta ja maksujen kertymistä voi halutessaan seurata.
Laskut voi aina myös lähettää perinteisesti paperilla niille jäsenille, jotka eivät itse kirjaudu Membookiin ja hoida laskun maksua siellä.
Jäsen- ja osoiteluettelot sekä maksuraportit
Jäseniä ja laskuja voi hakea minkä tahansa rekisteriin kerätyn tiedon tai aikavälin perusteella ja tulostaa näistä tarvittavat raportit Exceliin. Raportit pysyvät tallessa sähköisessä muodossa myös Membookin omassa arkistossa (oletuksena 2 viikkoa).
Mukautettavat tehtävänimikkeet vastuuhenkilöille
Tehtävänimikkeet (puheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja jne) voi vapaasti nimetä yhdistyksen käytäntöön sopiviksi ja nimittää sitten jäseniä näiden tehtävien haltijoiksi. Membookiin voi tallentaa myös menneet vastuuhenkilöt arkistoon.
Kohdennetut viestit ja tiedotteet
Viestit ja tiedotteet voi lähettää aina joko haluamalleen kohdejoukolle tai koko jäsenistölle. Voit luoda Membookissa helposti omia viestiryhmiä tai hakea tietyllä hakukriteerillä koko jäsenistöstä kulloisenkin viestin vastaanottajajoukon. Hakutuloksen voi tallentaa tulevaa käyttöä varten.
Huoltajatoiminto
Tämä ominaisuus mahdollistaa alaikäisen jäsenen tietojen jakamisen nimetylle huoltajalle. Huoltaja voi roolillaan maksaa huolletavan laskun Membookissa. Muitakin toimintoja on tulossa myöhemmässä vaiheessa (huollettavan tietojen päivitys, viestintä huoltajille jne).
Käyttäjienhallinta
Pääkäyttäjä voi nimetä yhdistykselle muita pääkäyttäjiä ja ylläpitäjiä sekä poistaa näitä käyttöoikeuksia. Pääkäyttäjällä on täydet oikeudet kaikkiin asetuksiin, käyttäjähallintaan, jäsen- ja maksutietoihin jne. Ylläpitäjällä on rajoitetummat oikeudet asetuksiin eikä hän pääse myöntämään uusia käyttöoikeuksia. Molemmat käyttäjäroolit näkevät yhteisön kaikki jäsenet ja näiden laskutus- ja maksutiedot. Hierarkisessa mallissa käyttäjäroolit määrittyvät lisäksi organisaatiotason mukaan (esim. paikallisyhdistyksessä voi olla oma pääkäyttäjä).
Yhdistyksen viestit, laskut ja some-päivitykset samassa näkymässä
Kun jäsen kirjautuu Membookiin, hän näkee etusivulta yhdellä silmäyksellä yhdistyksen uusimmat sosiaalisen median päivitykset (Twitter ja Facebook, jos nämä ovat käytössä), hänelle lähetetyt viestit sekä laskut. Mikäli jäsen kuuluu useampaan Membookia käyttävään yhdistykseen, hänen tarvitsee kirjautua sisään vain kerran.
Viestit, jäsentiedotteet ja kommenttiketjut
Jäsen saa hänelle lähetetyt viestit oletusarvoisesti sekä sähköpostilla että Membookin ”sisään”. Sähköpostit voi kytkeä pois päältä omista asetuksista, jos mieluummin lukee viestit vain Membookissa. Viestiin vastaaminen ja kommentointi tapahtuu aina kirjautumalla Membookiin. Tällöin viestin alle voi muodostua keskusteluketju kaikkien viestin vastaanottajien kesken. Vastaukset ja kommentit eivät välity sähköpostiin ja näin se ei tukkeudu viestitulvasta pitkässäkään ketjussa.
Jäsentietojen muokkaaminen omatoimisesti
Jäsen voi hallinnoida jäsentietojaan itse sen sijaan, että päivittäminen tapahtuu aina sihteerin tai muun välikäden kautta. Tämä jakaa vastuuta koko yhdistyksen kesken, jolloin jää paremmin aikaa keskittyä järjestämään tulevaa toimintaa!
Mikäli jäsen ei käytä tietokonetta tai vastaavaa laitetta, voi hän silti olla kirjoilla yhteisön jäsenenä ja teettää muutokset sihteerin kautta. Tarkoitus ei siis ole pakottaa jokaista jäsentä käyttämään sähköistä palvelua, vain rohkaista siihen.
Yksityinen, tietoturvalain mukainen rekisteri
Jäsentiedot pysyvät turvassa yhteisön hallussa ja poistuvat järjestelmästä vaatimusten mukaisesti, kun niitä ei enää tarvita. Jäsenellä on aina viimeinen sana siihen, kuinka julkisia omat jäsentiedot ovat.
Jäsenmaksujen helpotettu maksaminen
Laskujen maksaminen onnistuu suoraan Membookin kautta muun käytön ohella. Muistutusten ja maksuhistorian avulla jäsen pysyy hyvin ajan tasalla maksuistaan. Jäsenet, jotka kuuluvat sekä liittotasolla että paikallisella tasolla toimivaan yhdistykseen, voivat maksaa molemmat jäsenmaksut kätevästi yhdistetyllä laskulla (jos liitolla on keskitetty laskutus käytössä).
