Samat ihmiset pyörittävä toimintaa vuodesta toiseen. Väki vanhenee ja väsyy, jäsenmäärä hiipuu, uusia jäseniä ei saada houkuteltua mukaan. Aktiivien mieliin hiipii pelko yhdistyksen näivettymisestä. Eikö vuosikymmenien työlle löydy jatkajaa? Eikö pienen porukan innostuksesta alkanut toiminta saa tuulta siipiensä alle? Kansalaisyhteiskunta 2020 -sarjamme toisessa osassa kysymme Osana Oy:n perustajalta, strategia- ja muutosvalmentaja Petri Toikkaselta, miten pienyhdistys voi pysyä elinvoimaisena.

1. Palatkaa perusasioiden ääreen: miksi yhdistyksenne olemassa?

Milloin viimeksi pohditte keskenänne, miksi yhdistyksenne on olemassa? Miksi yhdistystänne tarvitaan? Petrin kokemus on, että tällaisia keskusteluja käydään yhdistyksissä aivan liian vähän. Kun keskustelu aloitetaan, huomataan, että ihmiset eivät kovin tarkkaan ole miettineet, mikä se perustehtävä on.

Ei pidä rakastua yhdistykseen, asemaan tai nimeen. Pitää rakastua perustarkoitukseen.

“Ry:n pitäisi olla väline, joka tuottaa hyötyä yhdistyksen perustarkoitukselle. Ei pidä rakastua yhdistykseen, asemaan tai nimeen. Pitää rakastua perustarkoitukseen. Miksi ihmiset alunperin ovat kokoontuneet ja alkaneet toimia?”

Kaikki pystyvät miettimään, missä ollaan nyt, mihin olemme menossa, mikä on ympäristö, jossa toimimme, mitä voimme tarjota jäsenille, kunnalle, muille yhdistyksille jne.

2. Strategia: mitä tekemällä perustarkoituksenne täyttyy?

Pienen yhdistyksen ei tarvitse tehdä monimutkaista strategiaa ja käyttää hienoja välineitä. Kun perustarkoitus ja tulevaisuuden suunta ovat kirkkaita, mietitään, miten ne toteutuvat. Täytyy tehdä valintoja. Valinta tarkoittaa, että valitaan myös pois asioita. Ei tehdä kaikkea, vaan valitaan yksi tai kaksi asiaa, joihin keskitytään. Petri haastaa miettimään jokaista toimintaa siltä kannalta, mitä se tuottaa yhdistyksen perustarkoitukselle.

Valinta tarkoittaa, että valitaan myös pois asioita.

“Jotkin toiminnat voivat tuottaa esim. rahaa, jota voi käyttää perustarkoitukseen. Mutta voi olla toimintoja, jotka eivät tuota mitään perustarkoitukseen eivätkä edes rahaa. Fiksua yhdistysjohtamista on rajata toimintakenttää voimakkaasti.”

Monien asioiden yhtäaikainen pyörittäminen voi johtaa myös vapaaehtoisten uupumiseen. Myös ihmisten pitää pystyä luopumaan heille rakkaista asioista. Petri mainitsee esimerkkinä jäsenlehdet.

“Jäsenlehdet ovat rakkaita. Niitä voidaan painaa tuhansia ja todeta, että suurin osa jää varastoon. Lehdet voivat aiheuttaa ilmeisiä ongelmia, mutta silti niitä ylläpidetään. Vaikka luopumisen tuska on suuri, olen nähnyt, että kukaan ei ole harmitellut, kun päätös on tehty.”

Välineiden pitää olla tarkoituksenmukaisia. Jos jäsenlehti todetaan tärkeäksi yhdistystoiminnan perustarkoituksen kannalta, se kannattaa pitää. 

3. Johtaminen: toiminnan tavat ja tavoitteet

Jokaisessa yhdistyksessä on talouden- tai rahastonhoitaja, mutta kuinka monessa hallituksessa on kohtaamisvastaava? Kun ihmisiltä kysytään, miksi he eivät osallistu yhdistystoimintaan, tärkeimmiksi syiksi nousee, että aika ei riitä ja että kukaan ei ole pyytänyt mukaan.

“Olisi keskeistä, että yhdistyksessä olisi kohtaamisvastaava, joka miettii, miten ihmisiä pyydetään mukaan. Harvoin joku lähtee mukaan siksi, että on nähnyt kokouskutsun lehdessä. Yleensä ihmiset ovat liittyneet, koska kaveri on pyytänyt mukaan.”

Uusia jäseniä ei tarvitse heti pyytää hallitukseen. Voi pyytää osallistumaan vaikka talkoisiin.

Yhdistyksen tavoitetason on oltava riittävän korkealla. Yhdistyksissä hoetaan, että eihän vapaaehtoisesti toimivilta ihmisiltä voi vaatia.

“Löysyys on pahasta. Jos toiminnanjohtaja sanoo, että toimintamme on itseasiassa melko vaativaa ja tavoitteellista, mutta jos osallistut, saat myös paljon takaisin, se on paljon innostavampaa.”

Ei ole ihme, jos väkeä on vaikea saada mukaan hallitukseen, jos edellytyksenä on, että pitää ymmärtää kirjanpitoa ja yhdistyslakia.

Usein ajatellaan, että ainoa käytettävissä oleva resurssi on hallitus, jossa on 5-10 jäsentä. Sitten onkin ongelmia jatkuvuuden kanssa. Ei ole ihme, jos väkeä on vaikea saada mukaan hallitukseen, jos edellytyksenä on, että pitää ymmärtää kirjanpitoa ja yhdistyslakia. Jos tavoitteena on joka vuosi saada 10 ihmistä hallitukseen, silloin saadaan korkeintaan sen verran.

“Pitäisi miettiä, miten saadaan 50 ihmistä mukaan. Täytyisi olla kiinnostunut myös niistä, jotka eivät tule hallitukseen. Miten he voisivat haluta mukaan? Mitä osaamista heiltä löytyy?”

4. Viestintä: aktiivinen ja innostava viestintä kutsuu mukaan

Paras keino saada porukka toimimaan on viestiä aktiivisesti. Se onnistuu kaikilta. Ei ole tärkeää, onko jokainen viesti kirjoitettu täysin oikein. Tärkeää on aktiivisuus. Oikeiden viestintäkanavien käyttö helpottaa. Varsinaisen asioiden hoitamisen lisäksi on tärkeää antaa tilaa rupattelulle ja fiiliksen luomiselle. Tehtävien heittely ihmisille vähentää motivaatiota.

Hyvä puheenjohtaja tuntee porukan ja miettii, kuka voisi minkäkin tehtävän hoitaa ja kysyy heiltä suoraan.

“Kun heitellään tehtäviä, joista kukaan ei ota koppia, se on masentavaa. Hyvä puheenjohtaja tuntee porukan ja miettii, kuka voisi minkäkin tehtävän hoitaa ja kysyy heiltä suoraan.”

Monien yhdistysten viestintä lähestyy mainostamista: meillä on tapahtuma, kerho tai kilpailut. Tällainen viestintä ei kutsu mukaan toimintaan. Viestinnästä pitäisi välittyä se innostus, joka porukalla on. Se on aitoa ja saa olla rosoistakin.

“Se toiimii, kun kerrotaan, että meillä on tällainen jengi, jolla on rakkaus toimintaan, jota on kivaa olla tekemässä. Silloin voi saada mukaan myös ihmisiä, jotka eivät ole perustarkoituksesta niin kiinnostuneita mutta jotka haluavat olla mukana kivan porukan takia.”

5. Tunnista ja ylitä muutoksen esteet: muutosvastarinta ei ole ikäkysymys

Muutoksessa vaaditaan aina rohkeutta. Muutoksen esteissä vedotaan usein iäkkäisiin jäseniin ja heidän tarpeisiinsa ja haluttomuuteensa tehdä muutosta. Mutta ovatko he todella muutosvastarinnan kärkijoukkoa?

“En ole kokenut iäkkäissä ihmisissä muutosvastarintaa, päinvastoin. He ovat usein urautuneita ja virkistyvät, kun joku tulee innoissaan kertomaan, että nyt voitaisiin tehdä toisella tavalla.  Pitää erottaa taidot ja muutoshalukkuus toisistaan. Myös 60-vuotias voi oppia ja haluta käyttää digitaalisia välineitä.”

Petri on nähnyt muutosvastarintaa myös opiskelijajärjestöissä, joissa joka vuosi tulee uusia ihmisiä mukaan. Organisaatiokulttuuri on hyvin pysyvää ja syvää ja se välittyy nuorillekin nopeasti. Ajattelutavan muutoksessa ei ole kyse iästä vaan toimintaympäristöstä.

Muutoksen läpiviemisessä tarvitaan järkeistämistä ja pohdintaa, mutta se on kuitenkin ennen kaikkea tunnekokemus.

Muutoksen läpiviemisessä tarvitaan järkeistämistä ja pohdintaa, mutta se on kuitenkin ennen kaikkea tunnekokemus. Muutos onnistuu todennäköisemmin, kun siihen lähdetään innolla, vaikka täydellistä osaamista ei olisikaan. Kannattaa aloittaa pitämällä ilman esityslistoja ja pykäliä muutaman tunnin tilaisuus, jossa keskustellaan arvopohjasta, perustarkoituksesta, toimintatavoista ja viestinnästä.

“Hyvää yhdistystoimintaa ei ole se, että on kauniisti laadittu toimintasuunnitelma, budjetti ja Excel. Hyvää yhdistystoimintaa on toiminta ja innostus, joka kutsuu ihmisiä mukaan.”

Sarjan ensimmäisessä osassa pohdittiin, mihin järjestöjä tarvitaan 2020-luvun kansalaisyhteiskunnassa.