Yhdistyksen laskutus, maksujen seuranta ja perintä ovat monille rahastonhoitajille aikaa vievää, hankalaa ja tarkkuutta vaativaa. Varainkeruu ja sen myötä laskutus ovat kuitenkin yhdistysten toiminnan yksi kulmakivi. Mitä tehokkaammin laskutus tehdään, sitä paremmin yhdistys pystyy rahoittamaan toimintaansa. Rahastonhoitajan tehtävän pitäisi olla kivaa!
Monissa yhdistyksissä automaattisen laskutuksen mahdollisuuksia ei vielä tunneta tai sen luullaan olevan kallista ja vaikeaa. Membookin asiakkaat saavat asiakaspalvelusta tarvitsemansa tuen laskutuksen hoitamiseen. Se on helppo, kustannustehokas ja turvallinen tapa hoitaa yhdistyksen laskutus. Pyysimme asiakaspalvelustamme vastaavaa Mari Siuvattia kertomaan, mistä laskutuksen automatisoinnissa on kyse.
Mitä laskutuksen automatisointi tarkoittaa?
”Tavallisinta on, että yhdistykset haluavat saada laskut lähtemään tiettyinä päivinä automaattisesti. Esimerkiksi jäsenmaksut voidaan määritellä laskutettaviksi kerran vuodessa helmikuun 1. päivänä. Jäsenmaksulasku voidaan määritellä lähteväksi myös sinä päivänä, kun jäsen on liittynyt. Silloin esim. jäsen, joka on liittynyt yhdistykseen 5.5., saa joka vuosi toukokuun viidentenä jäsenmaksusta laskun. Jäsen saa laskusta sähköpostiinsa ilmoituksen, jossa on linkki, josta hän kirjautuu Membookiin ja maksaa laskun verkkopankin kautta. Tämä on turvallinen tapa lähettää lasku sähköisesti, toisin kuin sähköpostin liitteenä lähetettävä pdf-tiedosto. Lasku voi toki olla jotain muutakin kuin jäsenmaksu. Membookiin voi tehdä erilaisia maksupaketteja. Uuden asiakkaan kanssa käydään aina yhdessä läpi, miten laskutus hoidetaan.”
Mistä tietää että laskut ovat menneet perille?
”Jos vastaanottajan sähköpostiosoite on virheellinen tai vanhentunut eikä Membookista lähetetty lasku mene perille, se näkyy raportissa. Näin saadaan tieto jäsenistä, joilla ei ole toimivaa sähköpostiosoitetta ja joille lasku ei ole saapunut.”
Entä jäsenet, joilla ei ole sähköpostia? Loppuvatko paperilaskut kokonaan?
”Jäsenille, joilla ei ole sähköpostiosoitetta, voidaan lähettää paperilasku. Yhdistys voi joko hoitaa sen itse tai tilata meiltä laskujen tulostuksen, kuorituksen ja postituksen.”
Miten maksujen seuranta tapahtuu?
”Maksujen seuranta on Membookissa lähes reaaliaikaista. Maksut näkyvät korkeintaan parin päivän viiveellä. Pääkäyttäjä voi jäsenen nimellä hakemalla nähdä, onko tämän lasku maksettu vai ei. Hän voi myös ottaa Membookista Excel-raportin, josta näkee, kuka on maksanut ja milloin. Automaattista maksumuistutusten lähetystä meillä ei vielä ole, mutta sellainen on tulossa. Silloin voi määritellä, että esim. kahden viikon kuluttua eräpäivästä maksamattomista laskuista lähtee automaattisesti maksumuistutus.”
Mitä yhdistyksen tarvitsee tehdä, jotta laskutuksen automatisointi onnistuu?
”Laskutusta ei tarvitse tehdä yksin, vaan me autamme sen käynnistämisessä ja olemme muutenkin avuksi, jos laskutuksessa on jotain epäselvää. Yhdistykselle tehdään laskutettavat tuotteet, esim. uuden jäsenen liittymismaksu ja jäsenmaksu voivat muodostaa yhden tuotepaketin. Yhdistyksen tehtäväksi jää päivittää jäsenmaksun suuruus. Siinäkin autamme, jos on tarpeen.”
Mitä hyötyä laskutuksen automatisoinnista on?
”Ottamalla käyttöön automaattisen laskutuksen yhdistys voi säästää huomattavan määrän aikaa ja kustannuksia. Monelle yhdistykselle jäsenmaksut ovat tärkein varainkeruun muoto, mutta kaikkia jäsenmaksuja ei välttämättä saada kerättyä. Kun laskutus tehostuu, myös varainkeruu tehostuu. Parhaimmillaan yhdistys voi saada sekä säästettyä kustannuksia että kerättyä lisää varoja ja jäseniä.
Automaatio myös helpottaa rahastonhoitajan työtä huomattavasti. Laskutuspäivistä ei tarvitse pitää erillistä kirjaa eikä suoritettuja maksuja etsiä tilitapahtumista. Jättämällä paperilaskutuksen pois syntyy säästöjä. Aikaa ja rahaa jää enemmän kaikkeen sellaiseen tekemiseen, mitä varten yhdistys on olemassa.”
Kiinnostuitko?
Jos haluatte yhdistyksessänne kokeilla Membookia tai käytössänne on Membookin ilmaisversio ja haluatte ottaa myös laskutuksen käyttöön, ottakaa meihin yhteyttä, niin katsotaan automaattisen lakutuksen asetukset yhdessä kuntoon!
info@membook.fi tai puh 045 7874 6100
Lue myös Tilitoimisto Laskurin omistajan, monessa yhdistyksessä mukana olevan Pirjo Heinosen haastattelu: Iki-ihanista postitustalkoista jäsenmaksujen automaattiseen laskutukseen
