Kun jäsenrekisteriohjelman uusiminen tuli Helsingin Seudun Automobiiliklubin puheenjohtajan pöydälle, tavoitteena oli saada helppokäyttöinen järjestelmä ja minimoida jäsenrekisteriin liittyvät riskit. Tapani Lahtivirta lähti etsimään nykyaikaista palvelua, jossa mikään ei ole yhden ihmisen varassa.

Vuonna -59 muutama vanhoista autoista innostunut kaveri perusti yhdistyksen. Nykyisin Suomen ajoneuvohistoriallinen keskusliitto – SAHK ry:llä on 29 jäsenjärjestöä, joista yksi on Helsingin Seudun Automobiiliklubi HAK ry. Jäseniä Helsingin paikallisyhdistyksellä on n. 540. Yhdistys edistää historiallisesti arvokkaiden moottoriajoneuvojen entistämistä ja säilyttämistä ja niihin liittyvää kulttuuria sekä kokoaa yhteen alan harrastajia.  

Klubin puheenjohtaja Tapani Lahtivirta sai 80-luvun lopulla käyttöönsä perheensä vanhan Ford Taunuksen. Juuri ajokortin saanut nuori autoilija kunnosti Fordin käyden läpi jokaisen osan ja mutterin. Auton entisöinnissä kului pari vuotta. Valmiilla autolla käytiin myöhemmin mm. Saksassa, Münchenissä ja Stuttgartissa, asti.

“Entisöinnin aikana päässä naksahti ja vanhat autot alkoivat kiinnostaa.”

Taunusta seurasi 500 markalla ostettu, lumen alta kaivettu rapeapeltinen Opel Olympia vm. -57 sekä pari vuotta myöhemmin löytynyt parempikuntoinen Opel Rekord vm. -57. Niihin aikoihin eli vuonna -92 Tapani liittyi Helsingin Seudun Automobiiliklubiin.

Toiveissa valmis jäsenrekisteri ilman räätälöintiä

Vuodesta 2010 Tapani Lahtivirta on toiminut klubin puheenjohtajana. Jäsenrekisteriohjelman uusiminen tuli eteen, kun edellinen, pitkään palvellut jäsenrekisterin hoitaja ilmoitti luopuvansa tehtävistään v. 2017 lopussa. Seuraajaa ei löytynyt, joten puheenjohtaja otti jäsenasiat itse hoitaakseen.

“Vanha järjestelmä oli yhden ihmisen tietokoneella, eikä siihen päässyt käsiksi kukaan muu. Halusin nykyaikaisen järjestelmän”, Tapani kertoo.

Syksyllä 2017 päätettiin ostaa jäsenrekisteriohjelma. Vaihtoehtoja löytyi useita. Sen kokemuksen perusteella, mitä Tapanilla on siviilityönsä puolesta erilaisista tietokannoista, hän halusi ehdottomasti välttää räätälöintiä.

“Halusin palvelun, jonka sai suoraan laatikosta. Olemme pieni yhdistys, eikä meillä ole tarvetta räätälöityyn ratkaisuun. Mieluummin mukaudumme hieman omissa tavoissamme. Meidän juttu ei ole jäsenrekisteri vaan vanhat autot.”

Automobiiliklubissa oli jäseniä, joilla oli hyviä kokemuksia Membookin edeltäjästä Nekkarista. Niinpä Membook otettiin koekäyttöön marraskuussa 2017.

“Yhteistyö sujui alusta lähtien heittämällä. Lähetimme meidän jäsenkantamme Excelissä Membookille, ja se oli parin tunnin päästä jo käytettävissä.”

“Yhteistyö sujui alusta lähtien heittämällä. Lähetimme meidän jäsenkantamme Excelissä Membookille, ja se oli parin tunnin päästä jo käytettävissä.”

Rekisteriin ajettiin ensin parinkymmenen hengen tiedot, jonka avulla Tapani kokeili järjestelmän toimintoja. Viikko myöhemmin asia oli jo käsitelty hallituksessa.

Tietosuoja, laskutus ja jäsenkirjeet päivitettiin

Uusi tapa toimia on poistanut jäsenrekisterin ylläpitoon liittyvät riskit. Koska jäsenten tiedot eivät enää ole kenenkään kotikoneella, ei tarvitse huolehtia varmuuskopioista tai pelätä, että kone menee rikki. Myös tietosuoja-asiat ovat nyt kunnossa.

Koska jäsenten tiedot eivät enää ole kenenkään kotikoneella, ei tarvitse huolehtia varmuuskopioista tai pelätä, että kone menee rikki.

“Meidän ei tarvitse miettiä mitä vaatimuksia GDPR meille asettaa, vaan se on mietitty puolestamme. Jäsenrekisterimme hoito on nyt ammattimaisella pohjalla.”

Vastuiden vaihtuessa jäsenasiat voi helposti antaa kenen tahansa hoidettaviksi. Jäseniä kannustetaan ylläpitämään itse omia tietojaan, jotta ne ovat aina ajan tasalla. Jo parin kuukauden käytön jälkeen noin puolet Automobiiliklubin jäsenistä oli rekisteröitynyt Membookiin.

Vuonna -59 parikymppisiä olleet autoharrastajat ovat nyt jo kahdeksankymppisiä. Monet jäsenet ovat iäkkäitä, eikä kaikille tietokoneen käyttö tai sähköisten laskujen käsittely ole luontaista. Moni on myös kiittänyt, että yhdistyksessä on viimein otettu käyttöön nykyaikainen järjestelmä.

Tänä vuonna jäsenlaskutus sujui eri tavalla kuin ennen. Mari Siuvatti Membookin asiakaspalvelusta auttoi laskutuksessa. Rekisteröityneille jäsenille lähti sähköpostiviesti Membookissa olevasta laskusta. Järjestelmän laskussa oli linkki, josta pääsi suoraan verkkopankkiin maksamaan laskun. Tilinumero, summa, viitenumero, maksun saaja ja eräpäivä tulevat verkkopankkimaksuun valmiiksi, eikä jäsenen tarvitse niitä itse syöttää. Käyttäjille, joilla on sähköpostiosoite, mutta eivät ole liittyneet Membook -palveluun, yhdistys lähetti pdf-laskun sähköpostitse. Sähköpostittomille jäsenille tulostettiin, kuoritettiin ja postitettiin paperiset laskut Membookin palveluna.

Automobiiliklubi julkaisee vuosittain noin kahdeksan jäsenkirjettä. Reilut 200 jäsentä on vielä paperikirjeen varassa, joka lähetetään heille Membookin kautta. Yhdistyksessä laskettiin, että ottaen huomioon kopiointi- ja postituskulut sekä postituksen vaatima aika ja työ, paperikirjeet on edullisempaa lähettää Membookin välityksellä.

“Joulukuun jälkeen meillä ei hallituksen enää ole tarvinnut istua kuorittamassa kirjeitä.”

Järjestelmän kehittäminen on jatkuvaa työtä, ja Tapani on esittänyt Membookin kehittäjätiimille omat parannusehdotuksensa. Ne liittyvät mm. viestien lähettämiseen ja kerhotuotteiden myyntiin. Toiveissa on ylläpitää myös ajoneuvoista rekisteriä Membookissa siten, että tietoihin voisi lisätä valokuvia.

Riskikartoitus loi luottamuksen

Kartoittaessaan Automobiiliklubille sopivaa jäsenrekisteriä Tapani Lahtivirta teki vaihtoehdoista riskikartoituksen. Hän arvioi mm. järjestelmien hintaa ja sopimuksesta syntyviä sitoumuksia. Oli tärkeä tietää, miten yhdistys saa tietonsa ulos, jos tapahtuisi pahin mahdollinen eli koko yrityksen kaatuminen.

“Pystyn yhdellä napin painalluksella saamaan tietokannan itselleni. Tässä ei ole pitkiä sitoumuksia, ja kuukausikustannukset ovat matalat. Myös yhtiön taloudelliset taustatiedot olivat kunnossa. Se loi luottamuksen, että uskalsimme lähteä kokeilemaan.”

Palvelun ostaminen ja käyttö ei Tapanin kokemuksen mukaan vaadi muuta kuin maalaisjärkeä. Kummipoikaa tai siskon kaimaa ei tarvitse pyytää IT-konsultiksi. Membookissa voi helposti itse naksutella paikoilleen tarvittavat lisätietokentät.

”En katso, että Membookin käyttäminen tai käyttöönotto vaatii minkäänlaisia IT-taitoja. Pelko on tämän järjestelmän kanssa turha.”

“Harvassa on ne softat, joissa käyttöliittymän muokkaus toimii näin hyvin ja selkeästi. En katso, että Membookin käyttäminen tai käyttöönotto vaatii minkäänlaisia IT-taitoja. Pelko on tämän järjestelmän kanssa turha. Se on tosi simppeli, ja jos sormi menee suuhun, Mari Siuvatti on aina odottamassa siellä.”

Kuva: HAK ry