Riivatun toimistohommat ja postituslistat! Ei ikinä enää ainakaan yhtään softaprojektia!
Yhdistyksissä saatetaan sietää kaikenlaista epämukavuutta ja turhaa ajankäyttöä pitkäänkin, koska jäsenrekisterin vaihtaminen tuntuu työläältä ja kalliilta ja ostaminen vaikealta. Sihteerin aikaa ja hermoja kuluu, kun hän vie uusia jäseniä milloin milläkin systeemillä postituslistalle ja perkaa sitä eronneista jäsenistä. Rahastonhoitaja tutkii hiki päässä tiliotteita ja vertaa jäsenlistoja metsästääkseen maksamattomia jäsenmaksuja ja jäsenyytensä lopettaneita. Tämäkö on sitä kivaa vapaaehtoistyötä?
Tekniikka on kehittynyt, mutta monissa yhdistyksissä kamppaillaan yhtenään monien ratkaistavissa olevien ongelmien kanssa. Vaikka jäsenrekisteri olisikin mitenkuten ajan tasalla, se ei vielä takaa, että myös postituslistat olisivat. Tämä siitäkin huolimatta, että onhan aivan oleellista, että yhdistyksen viestit tavoittavat kaikki jäsenet ja että eronneet jäsenet eivät niitä enää saa.
Entä jos yhdistykseen liittyvä uusi jäsen liittyisikin samalla napin painalluksella suoraan myös postituslistalle? Ja eronnut jäsen poistuisi siltä? Entä jos yhdistykseen liittyvälle jäsenelle lähtisi automaattisesti verkkolasku jäsenmaksusta? Entä jos muistutus maksamattomasta jäsenmaksusta lähtisi myös ilman rahastonhoitajan viettämää karhulaskujen askarteluiltaa?
Automaatiolla on mahdollista poistaa tai ainakin helpottaa lukuisia työtehtäviä, joita suorittaessaan harva yhdistysaktiivi on kiljunut riemusta.
Älä mieti jäsenrekisterin ominaisuuksia
Työelämässä automaatio on edennyt monella rintamalla, miksei myös yhdistyksissä? Monilla voi olla karmaisevia muistoja edellisestä vuosikymmenen takaisesta jäsenrekisterin vaihdosta. Uusien painajaisten pelossa vaihtoon ei uskalleta lähteä niin kauan kuin nykyisellä systeemillä voi kitkuttaa vielä hetken.
On ymmärrettävää, että yhdistyksissä ollaan varovaisia järjestelmän vaihtamisen kanssa. Useimmissa yhdistyksissä töitä tehdään vapaaehtoisvoimin, eikä jokaisessa hallituksessa istu IT-alan asiantuntijaa, joka osaisi vertailla järjestelmiä. Jäsenrekisterin vaihtaminen nähdään riskinä, jossa asiat eivät välttämättä vaihtamalla parane ja pahimmillaan kustannukset vielä nousevat.
IT-alan tuntemus ei kuitenkaan ole oleellista. Sen sijaan oikean jäsenrekisterin valitsemisessa on tärkeää ymmärtää yhdistyksen arjen tarpeita ja jäsenistön odotuksia yhdistystoimintaa kohtaan. Ymmärtää ne syyt, miksi jäsenrekisteri halutaan vaihtaa.
Erilaisten ohjelmiston ominaisuuksien, toimintojen, nippeleiden ja nappeleiden listaamisen sijaan miettikää, minkälaisiin arjen tilanteisiin ja ongelmiin yhdistyksenne kaipaa ratkaisua. Onko ongelmanne siinä, että yhdistys ei saa kaikkia jäsenmaksuja kerättyä? Liittyvätkö haasteenne viestintään? Vai onko jäsenhankinta ja vastuuhenkilöiden rekrytointi suurin murheenkryyni?
Listasimme yhdistysten tueksi viiden kohdan kysymyspatteriston, joihin vastauksia pohtimalla on helpompi avata keskustelu jäsenrekisteripalveluiden toimittajien kanssa:
- Haluatteko kehittää yhdistyksenne toimintaa vai löytää palvelun, joka tukee nykyistä tapaanne toimia?
- Mikä yhdistyksen hallinnossa vie eniten aikaa? Onko se saapuneiden maksusuoritusten seuraaminen ja kirjaus, laskujen luonti ja lähetys, jäsentietojen ylläpito vai jokin muu?
- Mitä tavoittelette jäsenrekisteripalvelun vaihtamisella? Nykyistä tehokkaampaa jäsenmaksujen keruuta, helpotusta hallituksen ja muiden vastuuhenkilöiden työhön tai entistä tehokkaampaa viestintää?
- Miten jäsenistönne suhtautuu muutokseen ja minkälaista tukea he tarvitsevat? Minkälaiset odotukset ja toiveet jäsenillä on?
- Miten arvotatte ajankäytön? Onko hyväksyttävää, että aikaa kuluu käsin ja talkootyönä tehtäviin hallintohommiin kuten postituksiin, vai haluatteko panostaa automaatioon?
Jäsenrekisteri on kaikenkokoisten yhdistysten toiminnan keskiössä. Jos olette tyytymättömiä nykyiseen tilanteeseenne ja suunnittelette jäsenrekisteripalvelun vaihtoa, miettikää ennen kaikkea yhdistyksenne tarpeita eikä palvelun ominaisuuksia. On tärkeää, että palvelun toimittajalla on hyvä tuntemus erilaisten yhdistysten arkisista asioista ja että teidän ja palvelun toimittajan välille syntyy luottamus.
